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• 不用寫程式，也可以自動化拆分報表！

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不用寫程式，也可以自動化拆分報表！

在處理 Excel 報表時，很多人都會遇到這樣的情況：

有一份包含多個部門、多個產品線、或多個地區的大報表，
需要把這份報表拆分成好幾個小報表，
但每次都要手動複製貼上、篩選資料，超級麻煩！

這時候，
只要學會使用 Excel 的「錄製巨集」功能，
把拆分的步驟錄起來，
之後只要按一個按鈕，
Excel 就會自動幫你把大報表分割成好幾個小報表。

現在我們有一份包含不同縣市的銷售資料，
要把它拆分成各縣市專屬的子報表：

步驟一：先理解錄製巨集的基本概念

錄製巨集就像是「錄影」你在 Excel 裡的操作步驟，
Excel 會把你做的每一個動作都記錄下來，
變成一段程式碼（VBA），
之後只要執行這段程式碼，
Excel 就會自動重複你剛才的操作。

接著我們就可以開始錄製巨集：

1. 開啟「開發人員」標籤頁：到「檔案」標籤頁 → 點左下角的「選項 」→ 自訂功能區，勾選開發人員，按確定)

2. 到「開發人員」標籤頁，點選「錄製巨集」

3. 輸入巨集名稱（我們可以輸入：分割報表_縣市）

4. 快速鍵設定 Ctrl + m（注意：不要和常用的快捷鍵重複哦）

5. 點選確定， Excel 就會開始記錄你的步驟

步驟二：錄製分割報表的步驟

開始錄製後，
我們就和平常一樣操作一次完整的流程。

Excel 不會計時，
只會記錄你的每一個動作，
所以可以慢慢來沒關係 XD

1. 篩選第一個縣市的資料

• 點選資料範圍

• 到「資料」→「篩選」

• 在區域欄位下拉選單選擇「台中市」

2. 複製篩選後的資料

• 按 Ctrl + A 選取篩選後的資料（包含標題）

• 按 Ctrl + C 複製

3. 將資料貼到新工作表

• 新增一張新的工作表

• 在新工作表的 B2 儲存格按 Ctrl + V 貼上資料

• 調整好欄寬

重複以上步驟，
將所有縣市的資料都複製到各自的新工作表之後，
點選「停止錄製」。

步驟三：執行巨集

先刪除剛才新增的工作表，
保留原本的總表，
這樣可以避免執行巨集出現錯誤。

接著就可以按一開始設定的快捷鍵：Ctrl + m，
Excel 就會自動：

- 篩選每個縣市的資料
- 新增工作表
- 複製貼上資料

一瞬間就完成了所有縣市資料報表！

步驟四：儲存含有巨集的檔案

完成巨集錄製後，一定要記得儲存檔案：

按 Ctrl + S 儲存，
檔案格式：一定要選擇「Excel 巨集啟用的活頁簿 (*.xlsm)」。

只有 .xlsm 格式才能保存巨集程式碼，
如果存成一般的 .xlsx 格式，
巨集不會被儲存。

步驟五：之後如何使用錄製好的巨集

當你有新的資料需要分割時，
有幾種方式可以重複使用巨集，
今天先介紹最簡單的方法：

1. 開啟剛才儲存的 .xlsm 檔案（如果出現「安全性警告」，點選「啟用內容」）

2. 刪除舊資料，貼上新資料（資料格式、欄位要相同）

3. 刪除之前產生的工作表（避免重複）

4. 執行巨集：按 Ctrl + Shift + S

🧑‍💻 巨集的其他應用

錄製巨集不只能用在分割報表，
還可以用在其他簡單重複性的工作上：

• 自動美化報表：統一字體、顏色、邊框

• 處理資料：清理空白、統一格式

學會錄製巨集後，
可以想想在工作流程上有哪些重複的操作，
就利用錄製巨集這個功能，
一鍵自動化完成，
大幅提升你的工作效率！

⚠️ 進階小提醒：錄製巨集有極限，學會修改 VBA 更靈活！

雖然錄製巨集已經能大幅減少重複操作，
但它還是有一些限制，例如：

• 巨集會記錄「當下的動作」，不容易處理動態變化（像是變動的工作表名稱）

• 有些錯誤或例外狀況不容易自動處理

如果你發現錄製的巨集無法完全符合需求，
只要學會稍微修改幾行 VBA 程式碼，
可以讓整個自動化流程變得 更聰明、更彈性！

（同時難度也會再進階一些，但今天的篇幅已經太長啦XD）

如果你對「怎麼修改錄好的巨集」有興趣，
歡迎回信跟我們說～

也許之後可以再出相關的教學！

祝你有美好的一週

Excel 百科

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謝謝你一直以來的支持
祝你有個美好的一週！

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